Question. Est-ce que le conservateur des hypothèques est en droit de refuser le dépôt d’un acte notarié de vente car il ne serait pas conforme aux règles relatives à la normalisation ?

Réponse. Le notaire doit tenir compte de la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la publicité foncière et rendant obligatoire, dans le cadre des ventes, la présentation normalisée du document hypothécaire ; désormais, pour les ventes autres que judiciaires les expéditions, extraits littéraux ou copies des actes doivent comporter une partie normalisée, seule publiée au fichier immobilier et qui contient uniquement les éléments indispensables à la publicité des droits réels et à l’assiette des salaires, impôts, droits et taxes (D. n° 55-22, 4 janv. 1955, art. 34, § 1, al. 2, réd. L. n° 98-261, 6 avr. 1998, art. 19-I).

Sont des causes de refus du dépôt les irrégularités suivantes :
– le défaut de production de la partie normalisée des actes de vente (D. n° 55-22, 4 janv. 1955, art. 34, § 2, réd. L. n° 98-261, 6 avr. 1998, art. 19-I) : le document présenté à la conservation des hypothèques doit être déposé en deux exemplaires dont l’un est obligatoirement établi sur l’imprimé 3265 ;
 la partie normalisée ne se trouve pas au début des expéditions, extraits littéraux et copies des actes de vente déposés ou ne se termine pas par une mention de clôture (D. n° 55-22, 4 janv. 1955, art. 34, § 2, même réd. et art. 34-1, § 2, ajouté par D. n° 98-516, 23 juin 1998, art. 8) ;
– enfin, le certificat de conformité ne mentionne pas le nombre de pages de cette même partie normalisée (D. n° 55-1350, 14 oct. 1955, art. 67-3 et 76-1, mod. D. n° 98-553, 3 juill. 1998, art. 36, § 3).

Pour en savoir plus : Instr. adm. 14 août 1998, n° 103, BOI 10 D-2-98, 26 août 1998).

A noter qu’au fil du temps, l’acte normalisé disparaît car les notaires chargent la première partie des actes de mutation qu’ils reçoivent avec des indications qui n’y ont pas leur place. Il n’est pas rare que la partie dite normalisée de l’acte comprenne quinze pages ou plus.